Sewa bus untuk perjalanan dinas rombongan di instansi pemerintah itu bukan sekadar hubungi vendor, deal harga, lalu bayar. Ada prosedur pengadaan yang harus diikuti, ada dokumen yang harus lengkap, dan ada aturan yang jadi dasar hukumnya.
Kalau salah langkah, bukan cuma repot di pertanggungjawaban keuangan, tapi bisa jadi temuan audit yang nggak perlu.
Artikel ini ditulis untuk kamu yang bertugas sebagai panitia, bendahara, atau pengelola kegiatan di instansi pemerintah yang butuh panduan praktis soal cara mengurus sewa bus yang benar dan sesuai aturan.
Apakah Sewa Bus untuk Perjalanan Dinas Dibolehkan?
Jawabannya: boleh, dengan syarat tertentu ya. Berdasarkan ketentuan perjalanan dinas dalam negeri yang mengacu pada PMK Nomor 119 Tahun 2023 (perubahan atas PMK 113/PMK.05/2012), sewa kendaraan dalam rangka perjalanan dinas dapat dibiayai dari anggaran negara dengan syarat memenuhi kondisi tertentu.
Sewa kendaraan diperbolehkan kalau kegiatan tersebut melibatkan mobilitas tinggi, berskala besar, tidak tersedia kendaraan dinas yang mencukupi, serta dilakukan secara selektif dan efisien.
Untuk konteks rombongan yang jumlahnya besar dan perjalanannya jauh, sewa bus jelas masuk dalam kategori ini.
Pembayarannya pun dilakukan berdasarkan biaya riil, alias at cost sesuai bukti pengeluaran yang valid dari vendor, bukan asal klaim.
Siapa yang Bisa Menjadi Penyedia Jasa?
Penyedia jasa untuk perjalanan dinas instansi pemerintah bisa berupa perusahaan jasa transportasi, biro perjalanan, atau event organizer yang memiliki legalitas usaha. Yang penting, vendor harus berbentuk badan usaha resmi dan bisa mengeluarkan kuitansi atau bukti pembayaran yang sah.
Untuk pengadaan bus perjalanan dinas rombongan, pastikan vendor yang kamu pilih punya dokumen legal yang lengkap, setidaknya NIB (Nomor Induk Berusaha), NPWP aktif, dan rekening atas nama perusahaan. Ini penting karena nanti jadi bagian dari kelengkapan berkas pertanggungjawaban.
Bentuk Kontrak yang Digunakan
Ini yang sering bikin bingung. Bentuk kontrak pengadaan jasa transportasi di pemerintah mengacu pada nilai transaksinya, sesuai Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Kalau nilai sewanya di bawah Rp50 juta, cukup pakai kuitansi. Ini yang paling sering dipakai untuk sewa bus satu atau dua unit untuk perjalanan dinas jarak dekat atau kegiatan insidentil.
Kalau nilainya antara Rp50 juta sampai Rp200 juta, bentuk kontraknya adalah Surat Perintah Kerja atau SPK. Ini berlaku untuk kegiatan yang lebih besar, misalnya sewa beberapa unit bus untuk kunjungan kerja lintas provinsi dengan durasi beberapa hari.
Kalau nilainya di atas Rp200 juta, harus pakai surat perjanjian atau kontrak formal. Ini biasanya untuk pengadaan transportasi skala besar yang melibatkan proses tender atau pengadaan langsung dengan mekanisme lebih ketat.
Prosedur Pengadaan Sewa Bus di Instansi Pemerintah
Secara umum, alurnya seperti ini:
1. Pastikan Ada Mata Anggaran yang Sesuai
Sewa kendaraan harus sudah masuk dalam DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran) atau DIPA instansi. Kalau belum dianggarkan, prosesnya lebih panjang karena butuh revisi anggaran dulu.
2. Buat Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Spesifikasi Kebutuhan
Tulis dengan jelas kebutuhan transportasinya: jumlah unit bus, kapasitas penumpang, rute perjalanan, tanggal dan durasi, serta fasilitas yang dibutuhkan. Ini jadi dasar untuk meminta penawaran harga dari vendor.
3. Minta Minimal Satu Penawaran Harga dari Vendor
Untuk pengadaan langsung dengan nilai di bawah ambang tender, kamu bisa langsung hubungi vendor dan minta penawaran tertulis. Untuk nilai yang lebih besar, biasanya perlu minimal tiga penawaran pembanding sebagai bahan negosiasi harga.
4. Proses Persetujuan dari PPK
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang menandatangani kontrak atau SPK. Jangan sampai proses ini dilompati karena PPK-lah yang punya kewenangan mengikat perjanjian atas nama instansi.
5. Pelaksanaan dan Pertanggungjawaban
Setelah kegiatan selesai, kumpulkan semua bukti: kuitansi bermeterai dari vendor, bukti transfer pembayaran, dan dokumen pendukung lainnya seperti surat tugas atau SPPD peserta. Semua ini masuk ke berkas SPJ (Surat Pertanggungjawaban) yang jadi tanggung jawab bendahara kegiatan.
Dokumen yang Perlu Disiapkan
Untuk keperluan SPJ dan audit internal, pastikan kelengkapan dokumen berikut tersedia:
Surat Perintah Tugas (SPT) atau SPPD untuk seluruh peserta rombongan, kuitansi atau SPK dari vendor bus yang sudah ditandatangani dan bermeterai, bukti transfer atau pembayaran, daftar peserta yang ikut dalam perjalanan dinas, serta dokumen pendukung kegiatan seperti undangan, notulensi, atau laporan hasil perjalanan dinas.
Kalau perjalanan dinasnya menggunakan anggaran belanja APBN, biasanya ada format baku dari KPPN masing-masing wilayah yang harus diikuti. Cek dengan bendahara atau bagian keuangan instansi sebelum mulai prosesnya.
Tips Memilih Vendor Bus untuk Perjalanan Dinas
Dari sisi praktis, pilih vendor yang sudah terbiasa menangani kebutuhan instansi pemerintah. Vendor yang berpengalaman biasanya paham bahwa dokumen administrasi itu sama pentingnya dengan kualitas layanan, dan mereka akan menyiapkan kuitansi bermeterai, faktur pajak, hingga surat jalan dengan benar tanpa harus diingatkan berkali-kali.
Pastikan juga kondisi armada bus yang disewa layak jalan, sopir punya SIM yang sesuai, dan ada jaminan keberangkatan tepat waktu. Untuk perjalanan dinas yang waktunya kaku dan nggak bisa molor, ketepatan waktu vendor itu krusial.
Kalau instansi kamu berdomisili atau membutuhkan layanan transportasi di wilayah Yogyakarta dan sekitarnya, tim Pijar Utomo terbiasa menangani kebutuhan sewa bus untuk instansi pemerintah, termasuk menyiapkan dokumen administrasi yang diperlukan untuk kelengkapan SPJ.
Aturan pengadaan barang dan jasa pemerintah bisa berubah sewaktu-waktu mengikuti kebijakan terbaru dari LKPP atau Kemenkeu. Selalu cek regulasi terkini dan konsultasikan dengan bagian hukum atau keuangan di instansi masing-masing sebelum memproses pengadaan, terutama untuk nilai yang cukup besar.
Jadi, tunggu apa lagi, segera hubungi Pijar Utomo untuk bisa berkonsultasi dengan saya (Bagus) untuk pengadaan sewa bus perjalanan dinas di instansi pemerintahan.
Bagus Prakosa merupakan praktisi di bidang event dan perjalanan wisata dengan pengalaman lebih dari empat tahun sebagai tour leader bersertifikasi serta tiga tahun sebagai freelance event organizer.
Selama berkarier di industri event, ia pernah terlibat dalam berbagai proyek skala besar, termasuk menangani kebutuhan artis sebagai liaison officer (LO) dalam sejumlah event dan konser di kota-kota besar seperti Jakarta, Bali, dan beberapa destinasi utama lainnya di Indonesia.
Pengalamannya di lapangan membentuk pemahaman yang kuat terhadap manajemen perjalanan rombongan, koordinasi logistik, serta pelayanan pelanggan dalam berbagai situasi. Hal ini membuat Bagus terbiasa menghadapi kebutuhan perjalanan yang dinamis, mulai dari event hiburan hingga perjalanan wisata kelompok.
Saat ini, Bagus berperan sebagai Tour Consultant sekaligus Customer Service Lead di PT Pijar Utomo Transindo, posisi yang telah ia jalani selama lebih dari empat tahun.
Dalam peran ini, ia aktif membantu pelanggan dalam merencanakan perjalanan wisata, memberikan rekomendasi rute dan destinasi, serta memastikan setiap kebutuhan transportasi rombongan dapat terpenuhi dengan baik.
Bermodalkan kombinasi pengalaman di dunia event dan pariwisata, Bagus memiliki pendekatan yang praktis, solutif, dan berorientasi pada kenyamanan pelanggan dalam setiap perjalanan yang ditangani.